如何批量生成文书目录格式

介绍

在办公室，许多人往往需要处理大量的文书。处理文书需要耗费大量的时间，尤其是在生成目录格式时。因此，使用批量生成文书目录格式的方法，可以大大提高工作效率。

使用 Microsoft Word 中的目录和标题功能

Microsoft Word 提供了一个快速和简单的方法来自动创建目录。使用Microsoft Word 中目录和标题功能，可以在文档的开头快速生成目录。

步骤1：添加标题

要使用 Word 的目录和标题功能，首先需要将文件中所有标题设置为正确的样式。为此，可以选择文档中的标题文本，然后在 Word 的「标题」工具栏上选择相应的样式。为了方便起见，可以使用 Word 自带的样式，或者自定义自己的样式，以便在文档中显示正确的标题样式。

步骤2：插入目录

插入目录的步骤如下：

点击插入菜单栏中的目录按钮；
选择目录格式；
选择目录中包含的标题级别和页面编号；
单击「确定」，Word 便会自动在文件中生成一个目录。

使用 VBA 宏批量生成目录格式

如果你处理的文书数量较大，那么手动为每个文档插入目录将非常耗时，这时候可以使用 Microsoft Word 的 VBA 宏来自动将文档转换为带有正确目录格式的文书。

步骤1：打开 Microsoft Visual Basic for Applications

首先，打开Word文档并打开Microsoft Visual Basic for Applications。在 Tools 菜单中选择「宏」，或使用快捷键「Alt+F8」即可打开Microsoft Visual Basic for Applications。

步骤2：创建新的宏

在宏对话框中，点击「创建」按钮，然后在“新建宏”对话框中输入一个名称，并选择「宏库」，然后单击「确定」按钮即可创建新的宏。

步骤3：编写 VBA 代码

将下列 VBA 代码粘贴到代码编辑器中：

Sub CreateTOC()

Dim doc As Document
Set doc = ActiveDocument
Dim toc As TableOfContents
Set toc = doc.TablesOfContents.Add(doc.Range(0, 0), True)

End Sub

此 VBA 宏将在所选文档的开头插入目录，将光标移至开始处，将标题级别设置为 1 到 3，然后自动更新内容。

步骤4：运行宏

最后，点击「运行」按钮即可运行刚刚创建的宏，它将自动为所选文档创建带有正确目录格式的文书。

使用第三方工具快速批量生成目录格式

如果你不熟悉 VBA 编程，或希望更快速地生成目录格式，那么可以使用一些第三方工具，如 Smart Table of Contents 等。

Smart Table of Contents

Smart Table of Contents 是一款 Office 插件，可以轻松快捷地帮助你生成专业的目录格式。只需选择想要生成目录的文件，点击插件按钮，并选择某项选择项，即可一键生成目录。

结论

在处理大量文书时，生成目录格式是一个非常耗时的任务。但使用 Microsoft Word 中的目录和标题功能、VBA 宏或第三方工具，可以帮助你快速而准确地生成专业的目录格式，大大提高你的工作效率。

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